Bạn có biết, sổ theo dõi nhóm 4 là một “lời nhắc nhở” an toàn lao động? Sổ theo dõi nhóm 4 là chứng nhận cho thấy người lao động đã được huấn luyện an toàn lao động, nắm vững các kiến thức cơ bản về an toàn lao động, nhận biết các yếu tố nguy hiểm, có hại, nội quy, biển báo, biển chỉ dẫn tại nơi làm việc. Hãy đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về sổ theo dõi nhóm 4.
1. Sổ theo dõi nhóm 4 là gì?
Sổ theo dõi nhóm 4 là một loại giấy tờ được sử dụng để ghi chép thông tin về việc huấn luyện an toàn lao động đối với người lao động thuộc nhóm 4.
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 44/2016/NĐ-CP, nhóm 4 là nhóm người lao động không thuộc các nhóm 1, 3, 5 và 6, bao gồm cả người học nghề, tập nghề, thử việc để làm việc cho người sử dụng lao động.
Sau khi hoàn thành khóa huấn luyện an toàn lao động, người lao động thuộc nhóm 4 sẽ được cấp Sổ theo dõi nhóm 4. Sổ này có giá trị trong suốt quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp.
Sổ theo dõi nhóm 4 bao gồm các thông tin sau:
- Tên người lao động
- Mã số bảo hiểm xã hội
- Nơi làm việc
- Nội dung huấn luyện
- Kết quả huấn luyện
Sổ theo dõi nhóm 4 được lưu trữ tại doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý an toàn lao động.
Sổ theo dõi nhóm 4 có các chức năng sau:
- Là bằng chứng xác nhận người lao động thuộc nhóm 4 đã được huấn luyện an toàn lao động.
- Là căn cứ để người lao động thực hiện các quyền và nghĩa vụ về an toàn lao động.
- Là căn cứ để doanh nghiệp kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về an toàn lao động của người lao động.
2. Nhóm 4 bao gồm những đối tượng nào?
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 44/2016/NĐ-CP, nhóm 4 là nhóm người lao động không thuộc các nhóm 1, 3, 5 và 6, bao gồm cả người học nghề, tập nghề, thử việc để làm việc cho người sử dụng lao động.
Cụ thể, nhóm 4 bao gồm các đối tượng sau:
- Người lao động làm các công việc không có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, như:
- Nhân viên văn phòng, kế toán, văn thư, nhân viên bán hàng,…
- Người lao động làm việc trong các ngành nghề, lĩnh vực có nguy cơ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thấp.
- Người học nghề, tập nghề, thử việc
Người lao động thuộc nhóm 4 phải được huấn luyện an toàn lao động trước khi tuyển dụng hoặc bố trí làm việc và định kỳ huấn luyện lại ít nhất 1 năm 1 lần.
3. Thời hạn sử dụng sổ theo dõi nhóm 4
- Sổ theo dõi người thuộc nhóm 4 có thời hạn 1 năm.
- Trong vòng 30 ngày, trước khi sổ hết hạn, người sử dụng lao động lập danh sách những người được cấp kèm theo kết quả huấn luyện hoặc giấy tờ chứng minh việc cập nhật kiến thức, kỹ năng về an toàn, vệ sinh lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Nghị định 44/2016/NĐ-CP này gửi tổ chức huấn luyện hoặc doanh nghiệp tự huấn luyện theo quy định tại Điều 26 và Điều 29 Nghị định 44/2016/NĐ-CP. Nếu kết quả huấn luyện đạt yêu cầu thì được cấp mới sổ theo dõi theo quy định.
>> Xem thêm CHỨNG NHẬN ĐỒ CHƠI TRẺ EM
4. Quy trình lập sổ theo dõi nhóm 4
Theo quy định của pháp luật hiện hành, người lao động thuộc nhóm 4 sau khi hoàn thành khóa huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động sẽ không được cấp chứng chỉ an toàn lao động hoặc thẻ an toàn lao động, mà chỉ được cấp Sổ theo dõi người thuộc nhóm 4 được huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động.
Quy trình lập sổ theo dõi nhóm 4 như sau:
Bước 1: Chuẩn bị sổ theo dõi
- Sổ theo dõi nhóm 4 được quy định theo mẫu số 11 ban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP. Người sử dụng lao động có thể mua sổ theo dõi tại các cơ sở bán văn phòng phẩm hoặc tự in sổ theo mẫu quy định.
Bước 2: Tiến hành lập sổ theo dõi
- Khi lập sổ theo dõi, người sử dụng lao động cần ghi đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động
- Tên, địa chỉ của tổ chức huấn luyện hoặc doanh nghiệp tự huấn luyện
- Số quyết định công nhận kết quả huấn luyện
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, trình độ của người lao động được huấn luyện
- Thời gian huấn luyện
>> Xem thêm Công tác huấn luyện an toàn lao động và định hướng phát triển
Bước 3: Lưu trữ sổ theo dõi
- Sổ theo dõi nhóm 4 phải được lưu trữ tại người sử dụng lao động. Sổ theo dõi phải được lưu trữ ít nhất 05 năm.
Việc lập sổ theo dõi nhóm 4 là một trong những yêu cầu bắt buộc của Nhà nước về an toàn, vệ sinh lao động. Sổ theo dõi giúp doanh nghiệp quản lý việc huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động cho người lao động thuộc nhóm 4, từ đó góp phần đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại doanh nghiệp.
5. Lưu ý khi sử dụng sổ theo dõi nhóm 4
Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng sổ theo dõi nhóm 4:
- Bảo quản sổ theo dõi cẩn thận: Sổ theo dõi nhóm 4 là tài sản của người lao động, do đó cần được bảo quản cẩn thận. Người lao động cần lưu giữ sổ theo dõi ở nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh xa các tác nhân gây hư hỏng.
- Sử dụng sổ theo dõi đúng mục đích: Sổ theo dõi nhóm 4 chỉ được sử dụng cho mục đích ghi chép thông tin liên quan đến huấn luyện an toàn lao động. Người lao động không được sử dụng sổ theo dõi nhóm 4 cho các mục đích khác.
- Cập nhật thông tin trong sổ theo dõi kịp thời: Người lao động có trách nhiệm cập nhật thông tin trong sổ theo dõi kịp thời khi có thay đổi. Cụ thể, người lao động cần cập nhật thông tin về việc tham gia huấn luyện an toàn lao động định kỳ, thông tin về việc cấp lại sổ theo dõi trong trường hợp sổ bị mất, hỏng,…
- Cung cấp sổ theo dõi khi có yêu cầu: Người lao động có trách nhiệm cung cấp sổ theo dõi cho người sử dụng lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
6. Lợi ích của sổ theo dõi nhóm 4
Có nhiều lợi ích của sổ theo dõi nhóm 4, bao gồm:
- Nâng cao nhận thức về an toàn lao động bao gồm các yếu tố nguy hiểm, có hại tại nơi làm việc, các quy định về an toàn lao động, cách phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Sổ theo dõi nhóm 4 sẽ là căn cứ để cơ quan chức năng xác định trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động.
- Tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra của cơ quan chức năng kiểm tra an toàn lao động tại doanh nghiệp tránh được các rắc rối trong quá trình kiểm tra.
Người lao động cần chủ động tham gia các khóa huấn luyện an toàn lao động để được cấp sổ theo dõi nhóm 4, đảm bảo an toàn cho bản thân và người khác trong quá trình làm việc.
7. Đơn vị nào có chức năng cấp sổ theo dõi nhóm 4
Nam Việt Safety là đơn vị được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động huấn luyện an toàn vệ sinh lao động theo số 95/2020/GCN. Đến nay, trung tâm huấn luyện của công ty đã trải qua 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực và đã đào tạo huấn luyện cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ tại thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và các tỉnh miền nam nói chung. Nam việt Safety có đủ năng lực, sự chuyên nghiệp và qui trình giảng dạy tiên tiến trong trong lĩnh vực đào tạo an toàn.
- Các khóa huấn luyện được lên kế hoạch tổ chức từ trước, nên việc ổn định sắp xếp học viên cũng trở nên dễ dàng, tạo tâm lý vui vẻ cho người lao động khi tham gia buổi huấn luyện.
- Sẵn sàng phục vụ công tác tổ chức đào tạo cho quý doanh nghiệp tại địa điểm mà quý doanh nghiệp muốn.
- Tài liệu huấn luyện được biên soạn từ đội ngũ giảng viên có trình độ cao và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực an toàn lao động và luôn bám sát theo tinh thần huấn luyện trong Nghị định 44/2016/NĐ-CP.
- Đội ngũ giảng viên có trình độ cao cũng như năng lực huấn luyện cho tất cả các nhóm 1, 2, 3, 4, 5, 6, huấn luyện an toàn cho mọi ngành nghề.
- Chi phí huấn luyện hợp lý và cạnh tranh
Nam Việt Safety hy vọng có thể hỗ trợ và đồng hành cùng Quý Doanh nghiệp trong công tác huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động tạo một môi trường làm việc an toàn, cũng như cung cấp các khóa học chất lượng nhất.